Comunicação com clientes: tipos, exemplos e estratégias eficazes
Técnicas de comunicação com clientes ajudam empresas a criar conexões únicas e duradouras.
Tempo previsto
9/5/2025
FCR resolve problemas logo no primeiro contato, impulsionando a satisfação do cliente.
Os clientes são a base de qualquer negócio, essenciais para o crescimento, o sucesso e a estabilidade no mercado. Para manter o usuário final satisfeito, as empresas devem ir além dos clichês e de simplesmente cumprir o que prometem — é preciso superar expectativas.
Nesse sentido, o first contact resolution (FCR), ou resolução no primeiro contato, é uma estratégia decisiva que pode ser monitorada em sistemas de HelpDesk. O FCR permite que organizações solucionem os problemas do cliente rapidamente, garantindo uma experiência excelente e ágil para o consumidor.
Esta prática é fundamental para o sucesso empresarial. Uma pesquisa revelou que 83% dos entrevistados consideram um bom atendimento ao cliente um fator essencial ou crucial para a fidelização à marca.
Neste artigo, você vai entender o que é first contact resolution, por que ele é importante e quais estratégias adotar para aprimorar o FCR do seu negócio. Vamos lá!
O first contact resolution, ou resolução no primeiro contato, é um indicador de satisfação do cliente que mede a porcentagem de chamados que são resolvidos logo no primeiro atendimento. Ou seja, é a capacidade do time de atendimento em solucionar o problema do cliente já no contato inicial com a empresa.
Um FCR eficiente elimina a necessidade de acompanhamentos ou de escalonamento para outros setores. O objetivo é aumentar a satisfação do cliente, fornecendo soluções ágeis e eficazes, minimizando frustrações e gerando experiências positivas.
Os clientes esperam que seus problemas sejam resolvidos de forma eficiente ao entrar em contato com a empresa. É aí que o FCR se destaca e molda toda a experiência do consumidor.
Veja alguns motivos que reforçam a importância do FCR:
De acordo com a Zippia Research, 72% dos clientes procuram um concorrente após uma experiência negativa com uma marca. Por isso, empresas buscam oferecer um atendimento premium, o que leva ao aumento das vendas.
O FCR demonstra comprometimento com a excelência no atendimento. Quando os clientes sentem-se ouvidos e valorizados, deixam de buscar alternativas ou migrar para concorrentes, resultando em alta retenção e sucesso a longo prazo.
O FCR contribui para que o cliente fique mais propenso a comprar novamente, transmitindo confiança no processo de atendimento e na marca. Isso faz crescer as vendas e a receita global do negócio.
Clientes insatisfeitos tendem a abandonar sua marca e compartilhar suas experiências negativas. Segundo a SuperOffice, 13% dos clientes insatisfeitos relatarão sua frustração para 15 pessoas ou mais.
Adotar o FCR pode transformar essa percepção, estimulando relatos positivos e reparando danos à reputação. Além disso, pode atrair novos clientes pela boa imagem propagada boca a boca.
A implementação do FCR resolve questões em um único atendimento, reduz custos operacionais e é essencial para o suporte remoto. Para alcançar esses benefícios, é fundamental seguir boas práticas, treinar equipes, adotar tecnologia para histórico de chamados e capacitar colaboradores para tomar decisões rápidas. Assim, constrói-se um atendimento de excelência e incentiva-se a fidelidade dos clientes.
Muita gente confunde o FCR com o resolução no primeiro nível. Entenda a diferença:
Situação 1:
Um atendente de primeiro nível recebe uma reclamação sobre compra de produto. Mesmo sem expertise, o atendente pesquisa e retorna ao cliente, resolvendo a solicitação sem escalonar. O chamado é encerrado no primeiro nível.
Situação 2:
O atendente de primeiro nível não possui conhecimento técnico e repassa a ligação a um analista de TI de nível 3, que resolve o problema. Houve resolução no primeiro contato com a empresa, mas não no primeiro nível.
Confira os passos para calcular o sucesso da sua estratégia de FCR:
É essencial estabelecer critérios claros sobre o que será considerado resolução no primeiro contato. Perguntas para nortear:
Inclua esses pontos no relatório final.
A janela de contato define o tempo máximo entre dois atendimentos para que sejam considerados parte do mesmo caso de FCR. Por exemplo, se o follow-up acontecer após o tempo estipulado (digamos, após dois dias), não será incluído no FCR.
Cada empresa pode adaptar a fórmula, mas em geral:
FCR = (Número de casos resolvidos no primeiro contato / Total de casos) x 100%
Índices elevados de FCR variam de 70% a 79%, sendo 80% o ideal. A média do setor gira em torno de 68%. Se sua taxa está abaixo de 30%, é hora de buscar melhorias.
Realize pesquisas, questionários ou envios de e-mails após o atendimento. Essas iniciativas medem a satisfação e identificam a porcentagem de clientes cujo problema foi resolvido no primeiro contato, trazendo subsídios para aprimorar o FCR.
Analise por que sua equipe não atinge o FCR consistentemente. Investigue registros de chamadas, feedbacks e métricas para identificar gargalos ou desafios recorrentes. Pergunte:
Equipes devem ter acesso fácil à informação e bons sistemas para consultar históricos de atendimento. Invista em treinamento para que saibam usar o CRM e que estejam preparados para resolver problemas com rapidez e eficiência.
Valorize quem se dedica à excelência no atendimento. Forneça feedbacks, reconheça conquistas e ofereça incentivos. Agents motivados se esforçam mais para resolver as demandas de forma eficaz, elevando o FCR.
Revise como seus canais de atendimento estão funcionando. Analise feedbacks dos clientes e identifique obstáculos para atingir altas taxas de FCR. Revise solicitações que não foram solucionadas no primeiro contato e promova iniciativas de melhoria.
A Valley Driving School enfrentava dificuldades para lidar com o grande volume de solicitações dos candidatos e motoristas. Melissa Hannam, diretora de marketing, destacou problemas como a sobrecarga no e-mail e a multiplicidade de canais, incluindo chatbots e redes sociais.
Com as soluções do HelpDesk, a escola otimizou o uso de respostas automáticas, fluxos de trabalho e relatórios, garantindo comunicação consistente e eficiente em todos os canais. Isso trouxe economia de tempo e recursos.
O FCR é fundamental em canais como service desk de TI e chat, agilizando a resolução de chamados.
O service desk é o ponto único de contato para clientes, colaboradores e parceiros. Com boas ferramentas, como HelpDesks baseados em navegador, o agente diagnostica rapidamente os problemas técnicos, otimizando o índice de FCR.
No atendimento via chat, recursos como chatbots e respostas padronizadas permitem que os agentes solucionem o problema durante a própria sessão, sem necessidade de triagens adicionais. Isso garante clientes satisfeitos e suporte ágil.
O futuro do FCR é promissor, com o avanço de inteligência artificial, chatbots e analytics preditivos. Essas inovações ajudam a resolver chamados no primeiro contato e aumentam a eficiência. Com a crescente integração dos sistemas omnichannel, o suporte será ainda mais rápido e eficaz, fortalecendo o relacionamento com o cliente, a eficiência operacional e o crescimento do negócio.
Leia insights sobre a interação de humanos com modelos de linguagem de IA, e sobre os ODS no Brasil. Lab Educação 2050 Ltda, que mantém este site, é signatária do Pacto Global das Nações Unidas.
O FCR usa tecnologia para resolver problemas rápido e fortalece o vínculo humano.
O FCR favorece inovação e infraestrutura eficaz, tema central do ODS 9 da ONU.
Técnicas de comunicação com clientes ajudam empresas a criar conexões únicas e duradouras.
Quando se trata de gerenciar e-mails, as pessoas normalmente se dividem em dois grupos: aquelas que dedicam tempo diariamente para filtrar a caixa de entrada, eliminando propagandas e newsletters para focar nas mensagens importantes; e aquelas que simplesmente ignoram o volume crescente de e-mails não lidos.
Segundo um relatório da HubSpot sobre comunicação no atendimento ao cliente, cerca de 40% das pessoas admitem ter ao menos 50 e-mails não lidos, o que evidencia o desafio de conquistar a atenção de alguém em meio ao excesso de informações digitais.
Um estudo da Salesforce traz um dado relevante: 88% dos consumidores acreditam que a comunicação com o cliente — ou seja, como uma empresa interage com seu público — é tão importante quanto os próprios produtos que ela oferece. Se as empresas querem engajar sua audiência e garantir que seus e-mails sejam lidos, precisam investir em ferramentas de comunicação com o cliente e personalizar a abordagem para realmente ressoar com o público. Trata-se de fazer cada mensagem parecer única para que comunicações importantes sejam enviadas, lidas e valorizadas.
Essa mudança reflete uma transformação mais ampla na gestão da comunicação com clientes. Não basta mais confiar em interações genéricas e impessoais. As empresas precisam entender com urgência as preferências e experiências de cada cliente para criar mensagens que conectem de forma pessoal.
Neste artigo, eu vou mostrar como transformar sua comunicação com clientes. Vou apresentar ferramentas e estratégias que ajudam a tornar interações especiais, sempre usando a tecnologia para personalizar e fortalecer o relacionamento — e não o contrário.
Vamos descobrir juntos a melhor maneira de as empresas se comunicarem com o cliente, tornando suas mensagens únicas, indo além de mais uma notificação descartada. O segredo está em construir conexões genuínas que mantêm os clientes engajados e ansiosos pelo próximo contato.
A comunicação com o cliente refere-se à troca contínua de informações entre uma empresa e seus clientes por meio de diversos canais, como e-mail, telefone, chat ao vivo, redes sociais e interações presenciais. Uma boa comunicação é fundamental para construir relações sólidas, resolver questões e aumentar a satisfação do cliente.
Ir além do simples atendimento a dúvidas envolve o engajamento proativo, envio de mensagens personalizadas, suporte adequado e atenção às necessidades do cliente em todas as etapas do ciclo de relacionamento. Um caso de boa comunicação é enviar um e-mail de acompanhamento após uma compra, com recomendações personalizadas ou oferecendo suporte.
Entender os diferentes tipos de comunicação é fundamental para proporcionar uma experiência positiva. De e-mails a redes sociais, de ligações a encontros presenciais, há várias formas de criar conexões reais.
Você sabe qual é o canal preferido do seu cliente?
A seguir, conheça os principais tipos de comunicação com o cliente, suas vantagens e desafios:
São mensagens enviadas durante o processo de compra, como confirmação ou envio de pedido, cobrança, ou auxílio em redefinir senhas. O objetivo é fornecer informações essenciais para uma experiência fluida.
Focadas em chamar atenção para promoções, novos produtos ou descontos. Usam e-mails, SMS ou redes sociais para divulgar ofertas e incentivar compras.
Notícias, atualizações sobre a empresa, lançamento de produtos ou mudanças em serviços. Newsletters e comunicados mantêm o público informado e engajado.
Mensagens pessoais, como felicitações de aniversário ou agradecimentos pela fidelidade, pesquisas de satisfação e mensagens personalizadas. Fomentam lealdade e pertencimento.
Diálogo com o cliente para resolver dúvidas, registrar reclamações ou receber sugestões, geralmente por meio de atendimentos, pesquisas ou solicitações de feedback.
Essencial em momentos delicados, como interrupções no serviço ou problemas de reputação. O objetivo é informar, atualizar, reduzir danos e preservar a confiança dos clientes.
Mensagens automáticas sobre ações do usuário — por exemplo, inscrição, lembretes de renovação ou carrinhos abandonados. Automatizam o contato, garantindo agilidade e relevância.
🤖 Automatize mensagens com o HelpDesk e configure fluxos de trabalho rápidos com templates testados.
Interações em plataformas como Facebook, Instagram, Linkedin, via posts, mensagens e comentários. Ampliam o alcance e humanizam o atendimento.
Comunicações obrigatórias, como alterações nos termos de serviço ou políticas de privacidade. São formais, mas fundamentais para transparência e conformidade.
O estilo de comunicação é a forma única como você interage, expressando ideias com ou sem palavras, seja no texto, na fala ou em gestos.
Definir as mensagens principais é alinhar os valores, missão e proposta de valor em todos os canais. Por exemplo: “Nossas comunicações devem sempre destacar inovação, satisfação do cliente e sustentabilidade.”
A coerência em todos os canais — e-mail, redes sociais, impressos ou pessoalmente — garante que o público perceba o mesmo recado, independentemente do meio.
Use o construtor visual do HelpDesk para criar modelos de e-mail personalizados e manter a consistência da marca.
O tom de voz deve ser escolhido conforme o contexto:
O segredo é adaptar o tom à situação e ao perfil do público. Uma abordagem adequada torna as interações mais naturais e garante que o cliente se sinta ouvido e valorizado.
As diretrizes dizem “o que” comunicar; o tom define “como” comunicar. Ambos contribuem para uma comunicação assertiva, coerente e alinhada ao propósito da empresa.
Inclui e-mails, mensagens de texto, postagens em blogs ou anotações. Fundamental para registros claros e evitar “telefone sem fio”. Ortografia e gramática são essenciais para a mensagem ser compreendida.
Conversas presenciais, chamadas telefônicas, vídeo chamadas, apresentações públicas. Permite feedback imediato, uso de emoções e sinais não verbais para enriquecer o diálogo.
E-mails, redes sociais, mensagens instantâneas ou chamadas de vídeo — integrando texto, voz, vídeo e imagens para maior expressividade. Exige equilíbrio entre informalidade e profissionalismo, além do respeito à privacidade.
Adote as melhores práticas em apps de atendimento: responda rápido, personalizando a comunicação, garantindo privacidade e buscando sempre o feedback.
O feedback — resposta direta ou indireta do cliente — ajuda a ajustar linguagem, formato e abordagem. Adaptar-se ao retorno recebido garante melhores conexões e resultados.
Evita expressar opiniões ou sentimentos, geralmente por receio de confronto. No atendimento ao cliente, pode gerar insatisfação por não transmitir claramente soluções ou limites.
Abordagem hostil ou intimidadora, causando desconforto ou afastamento do cliente. Dificulta relacionamentos e pode prejudicar a reputação da empresa.
Mistura de indiretas, sarcasmo ou críticas veladas, tornando difícil a resolução eficaz de problemas.
Equilíbrio entre respeito e clareza. Defende interesses de forma direta, sem ser rude ou submisso. Este tipo fomenta relações de confiança e satisfação.
O Customer Communication Management (CCM) centraliza todo o envio e organização das comunicações, unificando canais e agilizando o atendimento.
Saiba mais sobre CCM e suas vantagens em Salesforce.
Em resumo, o CRM prioriza o relacionamento multifuncional, enquanto o CCM centraliza a comunicação personalizada e integrada.
Diversas ferramentas facilitam o engajamento e a construção de relacionamentos:
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Compreender cada fase da jornada é fundamental para mapear a melhor estratégia de comunicação:
Um bom time de comunicação tem papéis bem definidos, garantindo um atendimento eficiente e humanizado:
Monitorar resultados é essencial para aprimorar continuamente a comunicação:
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Agora você já conhece estratégias e ferramentas para transformar a comunicação com seus clientes. O segredo é testar soluções intuitivas, como o HelpDesk, que integra canais, automatiza atendimentos e proporciona uma experiência consistente, personalizada e memorável desde o primeiro contato.
Potencialize seu negócio com os principais softwares de geração de leads para 2025.
Gerar leads qualificados é a força vital de qualquer empresa em crescimento. Afinal, como esperar conquistar esses potenciais clientes que estão ativamente buscando por produtos e serviços como os seus (e eu sei que são melhores que os dos concorrentes!)?
Mas eis uma realidade que muitos conhecem bem: empresas em fase inicial de crescimento ou com orçamentos apertados enfrentam dificuldades para ganhar tração e captar contatos. A prospecção manual e as abordagens aleatórias já não têm vez em um mercado cada vez mais competitivo.
A boa notícia é que softwares avançados de geração de leads podem fornecer a vantagem necessária. Ferramentas de qualidade equipam as equipes de vendas para identificar clientes ideais, alcançá-los com campanhas direcionadas e converter contatos em leads reais.
Este guia definitivo vai explorar as principais soluções de geração de leads para o próximo ano. Apresento uma análise aprofundada de ferramentas consagradas e emergentes para ajudar você a encontrar a que mais se adequa aos objetivos e ao orçamento do seu negócio.
Imagine que você tem um negócio e deseja encontrar pessoas interessadas no que você oferece. Você poderia recorrer aos métodos tradicionais: montar um estande numa feira, fazer ligações frias ou até anunciar em jornais impressos. Mas, sejamos sinceros, isso é quase como atirar no escuro atualmente. É aí que entram as ferramentas de geração de leads — a maneira moderna e tecnológica de atrair clientes potenciais.
Uma ferramenta de geração de leads é um software ou sistema utilizado em marketing e vendas para atrair e coletar potenciais clientes (leads) para uma empresa. O objetivo é otimizar e facilitar o processo de identificar e engajar pessoas ou organizações interessadas nos produtos ou serviços oferecidos.
Principais características dessas ferramentas:
Exemplos populares: plataformas de e-mail marketing, anúncios em redes sociais, ferramentas de SEO e softwares integrados de prospecção. Estas soluções são essenciais em estratégias de marketing digital modernas, ajudando empresas a expandir sua base de clientes de forma eficiente.
Encontrar leads manualmente é caro e demorado. Mas com o software e as ferramentas certas, você economiza tempo e dinheiro, mantendo a qualidade dos seus contatos.
Apesar de ambos serem cruciais para vendas e marketing, cada um atua em momentos distintos do funil:
Objetivo: identificar e atrair potenciais clientes na etapa inicial do funil de vendas.
Funcionamento: recursos como data mining, formulários, landing pages, web scraping, segmentação e pontuação de leads.
Usuários: geralmente, equipes de marketing, que repassam leads qualificados aos times de vendas.
Objetivo: automatizar processos de vendas a partir dos leads já captados, focando em sua condução pelo funil.
Funcionamento: gerenciamento de relacionamento por CRM, automação de tarefas (como follow-up), sequências de e-mails, análise.
Usuários: principalmente equipes de vendas, para conversão eficiente dos leads em clientes.
Resumo: ferramentas de geração de leads focam na captação de potenciais clientes, enquanto as de automação otimizam as etapas de conversão. Ambas devem funcionar de maneira integrada.
Os melhores softwares reúnem funções que facilitam todo o processo de captação. Antes de escolher, confira esses atributos essenciais:
Automatiza a busca por potenciais leads por meio de algoritmos avançados e mineração de dados, coletando informações em redes sociais e outros canais para gerar leads automaticamente e garantir um fluxo constante.
Atribui valores aos leads conforme dados demográficos, comportamentais e níveis de engajamento, permitindo priorizar quem tem maior chance de conversão.
Permite criar mensagens e conteúdos personalizados para cada público. Seja por e-mail, redes sociais ou outros canais, adapta a comunicação para atrair e engajar potenciais clientes.
Acompanhe o desempenho das campanhas em tempo real, monitore taxa de conversão, nível de engajamento, atividades dos usuários e obtenha relatórios personalizados para aprimorar estratégias.
Garantem compatibilidade com seu CRM, plataforma de e-mails, ferramentas de análise e demais sistemas, facilitando a sincronização de dados e tornando o fluxo de informação mais eficiente.
Prefira softwares com interface intuitiva e suporte ágil, facilidades que diminuem a curva de aprendizado e contribuem para a efetividade da sua equipe de vendas.
Dica-chave: encontre uma solução alinhada à voz, aos objetivos e ao orçamento da sua empresa. Investir apenas em campanhas de grande volume sem foco no público-alvo traz poucas conversões.
Selecionar o software ideal pode ser desafiador com tantas opções no mercado. Para ajudar, confira os 20 mais bem avaliados até dezembro de 2023:
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