Melhor software de atendimento ao cliente: guia 2025
Escolher o software certo garante um atendimento ao cliente rápido, eficiente e de qualidade.
Tempo previsto
9/5/2025
Comunicação eficiente potencializa negócios e fortalece relacionamentos.
A comunicação com clientes refere-se às interações digitais entre empresas e seus clientes, principalmente por meio de canais escritos, como e-mails, mensagens de texto e apps de mensagens corporativas. É um aspecto fundamental do relacionamento com o cliente: 86% dos profissionais atribuem fracassos no trabalho à comunicação e colaboração inadequadas com clientes.
Uma comunicação eficaz agiliza o gerenciamento de projetos e impulsiona a produtividade. Uma pesquisa mostra que 71% dos funcionários produtivos destacam conexões fortes com colegas como principal fator, viabilizadas por mensagens consistentes e eficientes. Essa abordagem não só satisfaz os clientes, mas também promove um ambiente colaborativo e positivo.
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A comunicação com clientes evoluiu do físico para o digital, marcando uma grande transformação na forma como empresas conversam com seus clientes. Essa transição começou com métodos tradicionais:
Com a tecnologia digital, vieram mudanças ainda maiores:
Avanços tecnológicos foram cruciais:
Essas inovações simplificaram a comunicação e abriram novas possibilidades de engajamento, tornando o uso de plataformas de mensagens mais imediato, acessível e versátil do que nunca.
Uma comunicação eficiente é essencial para construir confiança e fortalecer relacionamentos. Quando você se comunica claramente e responde rápido, os clientes se sentem valorizados e tendem a ser fiéis. Isso não só evita perdas financeiras por falhas de comunicação, como também transforma clientes em parceiros de longo prazo.
O efeito dominó da comunicação eficaz gera clientes satisfeitos que se tornam defensores da marca, promovendo sua reputação e atraindo novos negócios. Em suma, clientes felizes sustentam empresas prósperas.
A imagem da sua marca depende diretamente da qualidade da comunicação. Em um mundo digital acelerado, enviar mensagens respeitosas e ágeis destaca sua empresa e mostra ser a escolha ideal para clientes potenciais.
Dominar a comunicação com clientes é encontrar o equilíbrio entre profissionalismo e proximidade. Veja como aprimorar suas mensagens:
Mensagens claras e diretas evitam ambiguidades. Em vez de “Podemos entregar seu produto na próxima semana”, prefira “Seu produto será entregue na próxima quarta-feira.” O HelpDesk auxilia com sua interface intuitiva para garantir comunicações precisas e compreensíveis.
Adote um tom profissional sem perder a cordialidade. Comece e-mails com “Prezado(a) [Nome do Cliente]”, e use os modelos de e-mail personalizados do HelpDesk para manter o padrão.
Personalizar mensagens demonstra que você valoriza as preferências de cada cliente. Se eles preferem atualizações curtas, envie tópicos em bullet points em vez de relatórios extensos. O HelpDesk facilita esse nível de personalização.
Responda sempre que possível em até 24 horas, mostrando respeito e compromisso. O sistema de notificações do HelpDesk avisa sobre novas mensagens, garantindo agilidade.
Cheque todos os dados para evitar erros e retrabalhos. O HelpDesk organiza e recupera informações facilmente para garantir a veracidade dos detalhes compartilhados.
Proteger informações é fundamental. Use e-mails e aplicativos com criptografia de ponta a ponta, priorizando plataformas como o HelpDesk, que coloca a segurança de dados em primeiro lugar.
Mantenha um padrão em frequência e estilo das mensagens para construir confiança. Por exemplo, se você envia um boletim semanal, certifique-se de não falhar. O HelpDesk possibilita o agendamento e gerenciamento regular dessas comunicações.
Demonstre atenção refletindo o que o cliente comunicou, como: “Se entendi corretamente, você precisa do projeto finalizado até sexta, certo?” O sistema de tickets do HelpDesk facilita esse acompanhamento.
Após reuniões, envie mensagens agradecendo e prometendo enviar notas ou materiais posteriormente. O HelpDesk permite configurar lembretes para esses acompanhamentos.
Você sabia que é possível agendar respostas automáticas no HelpDesk? 🤯 Experimente grátis!
A tecnologia certa potencializa a personalização. O HelpDesk não é apenas um software, é um CRM completo que registra históricos e preferências para garantir que cada interação tenha contexto e relevância.
Conheça e respeite as diferenças culturais, principalmente com clientes internacionais, observando costumes e feriados locais.
Peça feedback frequentemente, mostrando que a opinião do cliente importa. Após projetos, pergunte: “Gostaria de saber seu feedback, sua opinião é valiosa para nós.”
Registre todas as interações para referência futura. O sistema de tickets do HelpDesk mantém o histórico acessível e organizado.
Demonstre empatia com frases como: “Entendemos sua situação e estamos aqui para apoiar.”
Não sobrecarregue o cliente. Aguarde respostas antes de enviar novas mensagens, respeitando o tempo deles.
Na comunicação com clientes, escolher as ferramentas certas é essencial. Confira as cinco mais populares:
O HelpDesk centraliza todas as interações em uma única interface, facilitando a gestão rápida e eficiente dos atendimentos, promovendo grande satisfação dos clientes. Cada consulta recebe um ticket, o que otimiza a gestão e resolução de demandas - ideal para empresas de qualquer porte.
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O Front destaca-se por gerenciar mensagens de diversos canais e direcionar rapidamente para a pessoa certa. Suporta colaboração em tempo real, chats e videoconferências, com configurações adaptáveis ao fluxo de trabalho do time. Compatibilidade multi-dispositiva dá flexibilidade e mobilidade.
Mais que um suporte, o Zoho Desk age como um guia de compras personalizado. Analisa dados e preferências para sugestões e atendimentos únicos. Possui sistema de tickets eficiente e suporte multi-canal, tornando cada interação significativa.
O Zendesk oferece chatbots inteligentes e atendimento omnichannel, integrando-se ao Zendesk Suite para criar experiências personalizadas. Pode ser um pouco desafiador no início, mas se destaca em suporte via web, mobile, redes sociais e centralização do atendimento.
O Empuls revoluciona o engajamento interno com bots de IA, reconhecimento de metas e insights em tempo real. Supera desafios de integração e desempenho móvel, entregando comunicação eficiente e satisfação ao colaborador.
A comunicação é delicada quando se lida com uma base variada. Cada cliente prefere um canal diferente. Equilibrar esses gostos faz com que todos se sintam valorizados.
Gerenciar uma grande quantidade de mensagens requer organização para não sacrificar a qualidade. Ferramentas como o HelpDesk ajudam a priorizar atendimentos e garantir respostas ágeis.
As diferenças linguísticas e culturais também exigem atenção. Respeite essas nuances, especialmente na comunicação internacional, para evitar mal-entendidos.
Por fim, garantir a segurança de dados é essencial, exigindo empatia, tecnologia e foco em melhorias constantes para vencer esses desafios.
O futuro das plataformas de comunicação com clientes envolve velocidade aliada à personalização. Com 89% dos consumidores buscando atendimento mais fácil, IA, machine learning e automação ganham espaço. Chatbots não só responderão rápido, mas entenderão as necessidades do cliente, tornando cada interação inteligente.
O foco será conexão: 83% dos consumidores esperam que o atendimento reflita os valores da marca. A comunicação será ainda mais omnichannel, unindo diversos canais de forma ágil. Com a previsão de 376,4 bilhões de e-mails enviados por dia até 2025, será cada vez mais crucial gerenciá-los de forma eficiente.
CRMs como o HelpDesk serão indispensáveis. 80% dos consumidores esperam que o agente lembre do histórico, exigindo sistemas que armazenem e usem esses dados de forma útil.
A IA conversacional usará processamento de linguagem natural para entregar atendimentos incrivelmente humanos, rápidos e personalizados, elevando o padrão das interações e a experiência geral com a marca.
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A integração entre canais tornará a experiência do cliente fluida — do e-mail ao site e ao chatbot, tudo em um único fluxo sem perder contexto. Isso fortalece relacionamentos e fideliza.
Recursos de mensagens instantâneas serão ainda mais essenciais, possibilitando respostas em tempo real e impulsionando o vínculo e o engajamento com clientes.
Este artigo destacou a importância da comunicação eficaz com clientes na era digital, frisando clareza, personalização e agilidade. Apresentou a evolução dos métodos tradicionais aos digitais e as principais ferramentas, como o HelpDesk, para tornar a comunicação mais eficiente.
Explorou desafios como preferências diversas, volume de mensagens, barreiras linguísticas e segurança. Por fim, mostrou que o futuro da comunicação está na fusão entre tecnologia e personalização para fortalecer relacionamentos e impulsionar o crescimento dos negócios.
Leia insights sobre a interação de humanos com modelos de linguagem de IA, e sobre os ODS no Brasil. Lab Educação 2050 Ltda, que mantém este site, é signatária do Pacto Global das Nações Unidas.
O uso de CRMs e IA torna o contato com clientes mais ágil e personalizado.
Mensagens eficientes promovem ambientes de trabalho produtivos e dignos.
Escolher o software certo garante um atendimento ao cliente rápido, eficiente e de qualidade.
Sejamos honestos: todo mundo já teve um problema com uma compra. Seja com um celular novo que chegou com a tela trincada ou um pacote danificado durante o transporte, situações assim acontecem. Nesses momentos, esperamos uma resolução rápida e eficiente. O ideal é que, ao acessar o site do varejista ou da transportadora, haja um formulário de devolução ou reclamação disponível – uma solução simples para entrar em contato com o suporte e obter ajuda.
Esse é o padrão de expectativa do cliente moderno. Do outro lado desta comunicação estão os agentes de atendimento, que também desejam uma ferramenta simples para facilitar seu trabalho. Mas como escolher o sistema de HelpDesk ideal? Qual é o melhor software de atendimento ao cliente para 2025?
Não se preocupe: você não vai precisar gastar horas pesquisando para encontrar a melhor solução para o seu time. Eu já fiz isso para você!
Neste manual completo, você encontrará informações sobre:
O software de atendimento ao cliente é um conjunto de ferramentas e aplicativos desenvolvidos para que empresas possam gerenciar, otimizar e aprimorar o atendimento de ponta a ponta. Oferece uma plataforma unificada para que agentes resolvam demandas com agilidade em múltiplos canais.
O principal objetivo é fornecer um espaço adequado para atuação das equipes de suporte, englobando sistemas de gestão de tickets, ferramentas de automação e inteligência artificial (IA), chats ao vivo, mensageria e bases de conhecimento. Com essas soluções, é possível automatizar tarefas repetitivas, monitorar e responder mensagens, gerar insights valiosos e aplicar inteligência artificial para elevar a qualidade do atendimento em cada interação.
Cada solução de atendimento tem propostas e diferenciais próprios, mas, em geral, compartilham de algumas funções essenciais:
Permite interagir com clientes via e-mail, chat, redes sociais, telefone e aplicativos de mensagem. Uma abordagem unificada e flexível que garante experiência satisfatória, sempre preservando o contexto do atendimento.
Benefícios:
Mais agilidade, aumento da satisfação e impacto positivo na percepção da marca. Não seria esse o futuro ideal para o relacionamento com o cliente?
Função indispensável, pois disponibiliza informações estratégicas rapidamente, permitindo melhorias constantes nos serviços.
Exemplos de uso:
Acompanhar a performance dos agentes, identificar pontos fortes e de melhoria, e personalizar ainda mais as interações. Ao centralizar dados de diversos canais, a análise das interações se torna mais precisa e completa.
Integrações otimizam funcionalidades dos sistemas. É possível conectar ferramentas como Slack, Zoom ou WhatsApp, facilitando a colaboração interna e a produtividade operacional.
Outro ponto é integrar com CRMs e ERPs, formando uma visão abrangente do cliente e acelerando a resolução de problemas.
Workflows consistem em regras e ações automáticas para direcionar o fluxo de atendimento, garantindo resoluções consistentes.
Workflows configuráveis aumentam a produtividade e eliminam tarefas repetitivas, agilizando solicitações e melhorando a eficiência geral do atendimento.
Ao oferecer suporte excepcional, você constrói lealdade e diferencia sua marca. Listamos alguns benefícios do uso dessas ferramentas:
Atividades rotineiras são automatizadas, liberando agentes para demandas mais complexas e aumentando a produtividade.
Todas as interações ficam concentradas numa única plataforma, evitando perdas de solicitações e promovendo atendimento coordenado.
Recursos como bases de conhecimento, FAQ e chatbots possibilitam que clientes resolvam questões a qualquer hora, inclusive fora do expediente tradicional.
Acesso compartilhado a dados, notas e histórico de suporte melhora a integração da equipe, evita retrabalho e centraliza a documentação e atualizações em tempo real.
Ao automatizar processos e incentivar o autoatendimento, empresas economizam sem comprometer a qualidade.
Existem diferentes soluções, e cada empresa deve escolher conforme sua necessidade. Veja algumas das principais:
Centralizam e gerenciam interações vindas de e-mails, redes sociais e outros canais. Possuem suporte omnichannel, priorizando eficiência e experiência do cliente e do agente.
Permite que vários membros da equipe colaborem no gerenciamento de e-mails enviados a um endereço institucional, com recursos de automação simples.
Permite criar artigos, tutoriais, vídeos e FAQ, servindo tanto para usuários internos (colaboradores) quanto externos (clientes). Algumas opções focam em apenas um público, enquanto outras são versáteis e adaptáveis.
Proporciona suporte instantâneo e eleva o índice de satisfação. Pode operar de forma independente ou integrada a outras soluções.
Incluem chatbots e sistemas de mensagens proativos, que simplificam interações e antecipam necessidades dos clientes.
O software de relacionamento com o cliente centraliza informações, personalizando experiências e antecipando demandas graças ao registro do histórico.
As redes que antes eram apenas espaços sociais agora são canais cruciais de atendimento. Podem ser utilizadas via gerenciamento específico ou integradas a plataformas de help desk.
Softwares também se categorizam quanto ao público-alvo: internos (voltados ao suporte de colaboradores) ou externos (voltados ao cliente final).
Conheça agora 10+ ferramentas que se destacam em 2025:
Os dados de avaliações e preços são de março de 2024, segundo Capterra.
HelpDesk, lataforma SaaS perfeita para comunicação e gestão do suporte, ideal para equipes remotas. Automatiza demandas, traz recursos de IA e integra-se a ferramentas populares como LiveChat e ChatBot.
Funcionalidades:
Preços:
Nota dos usuários:
HubSpot Service Hub, com solução única para atendimento e gestão, une automação, chatbots, base de conhecimento e relatórios robustos.
Funcionalidades:
Preços:
Nota dos usuários:
Zendesk, Referência em atendimento omnichannel e automação, integra com mais de 1.500 aplicativos e possui recursos avançados de IA.
Funcionalidades:
Preços:
Nota dos usuários:
Salesforce Service Cloud, workspaces avançados e relatórios prontos, integra histórico, tickets e preferências para atendimento altamente personalizado.
Funcionalidades:
Preços:
Nota dos usuários:
Help Scout, inbox compartilhada com recursos de IA e colaboração. Foco em experiência simples e eficiente.
Funcionalidades:
Preços:
Nota dos usuários:
Zoho Desk, plataforma completa com automações, omnichannel, editor avançado e assistente IA, o Zia.
Funcionalidades:
Preços:
Nota:
Freshdesk, opção acessível para pequenas empresas e pacote omnichannel completo, com IA, automação e relatórios.
Funcionalidades:
Preços:
Nota:
Intercom, inbox inteligente, automações, chatbot personalizável e dezenas de integrações. Ideal para quem busca recursos premium.
Funcionalidades:
Preços:
Nota:
HappyFox, help desk completo, voltado à automação e omnichannel, com portal de autoatendimento e chatbots.
Funcionalidades:
Preços:
Nota:
Gorgias, especializado em ecommerce, integrando Shopify, Magento e BigCommerce, para operações automatizadas e resposta ágil.
Funcionalidades:
Preços:
Nota:
(Inclua os demais softwares da lista, mantendo o padrão de descrição, funcionalidades, preços, links e avaliações, otimizando com links contextuais e mantendo o texto didático e informativo para o usuário.)
Aposte em inteligência artificial para automatizar tarefas repetitivas e permitir que humanos foquem em problemas complexos. Chatbots, respostas automáticas e análise de tendências agilizam operações, reduzem custos e mantêm disponibilidade 24/7.
O uso do CRM centraliza informações, possibilitando atendimento personalizado. Invista em treinamento para que sua equipe utilize os dados de forma empática e humanizada, criando relações autênticas e duradouras.
Crie canais de escuta, como pesquisas, reviews e monitoramento em redes sociais. Analise e aja rápido sobre sugestões e reclamações, mostrando respeito e cultivando a confiança dos clientes.
Fatores como necessidades do negócio, tamanho da equipe e orçamento influenciam a escolha ideal. Avalie funcionalidades, limites de tickets e facilidade de uso. Dê preferência a soluções simples, intuitivas e que se adaptem ao perfil da sua equipe.
Lembre-se: não é necessário investir na ferramenta mais cara, mas sim na que atende suas demandas. Experimente diferentes opções grátis e escolha a que mais agregue valor para seus clientes e para o seu time.
Descubra as ferramentas de gestão de mudanças ideais para impulsionar seu negócio.
Software de gestão de mudanças é uma solução que auxilia no planejamento, execução e acompanhamento de mudanças dentro de uma organização. Seu objetivo é otimizar a adoção de novas tecnologias e processos, facilitando a transição nas funções organizacionais.
Essa ferramenta ajuda a identificar obstáculos durante a implantação de mudanças para minimizar interrupções. Empresas utilizam a tecnologia de gestão de mudanças para comunicar transformações de forma eficiente aos colaboradores, garantindo alinhamento entre todos os envolvidos.
Ferramentas de gestão de mudanças são fundamentais durante reestruturações, como fusões, mudanças de cargos e novas aquisições. Elas promovem o alinhamento entre stakeholders e ajudam os colaboradores a se adaptarem às novas responsabilidades sem sobrecarga.
Esse tipo de ferramenta é indispensável na introdução de novos sistemas ou atualização dos já existentes. O software ajuda no treinamento dos usuários, na superação de resistências e na avaliação do impacto sobre o fluxo de trabalho.
Atualizar políticas e processos é essencial. Plataformas de gestão de mudanças documentam e comunicam essas alterações, garantindo maior conformidade.
Quer aprimorar sua comunicação interna? Acesse o blog da HelpDesk para dominar a gestão de equipes.
Existe o equívoco comum de que softwares de gestão de mudanças e de projetos têm a mesma função, mas seus objetivos e usos são distintos.
Como o nome sugere, ferramentas de gestão de projetos são projetadas para planejar, organizar e gerenciar tarefas e recursos, garantindo a execução do projeto dentro do prazo e orçamento definidos, além de manter padrões de qualidade.
Já o software de gestão de mudanças se concentra em planejar, gerenciar e implementar transformações organizacionais.
O mercado de ferramentas de gestão de mudanças deve movimentar US$ 1,018 bilhão até 2031, com crescimento anual de 7,8% devido a seus diversos benefícios:
Soluções de gestão de mudanças funcionam como um centro de comunicação, onde todos os envolvidos podem acompanhar o que está acontecendo, tirar dúvidas e compartilhar ideias. Ferramentas colaborativas e mensagens em tempo real facilitam anúncios e execuções de mudanças. Todos os stakeholders são automaticamente atualizados.
Com notificações automáticas, elimina-se a necessidade de comunicados manuais e ineficazes. O acesso facilitado a informações e documentos reduz tempo desperdiçado e automatiza tarefas repetitivas, liberando os funcionários para se dedicarem a atividades mais estratégicas.
O engajamento dos stakeholders é fundamental para o sucesso do negócio. O software de gestão de mudanças incentiva a participação por meio de mensagens, fóruns e quadros de anúncios, promovendo o debate e a colaboração na tomada de decisões.
Permite o mapeamento e monitoramento de tarefas e fases envolvidas na implementação. Gerentes acompanham a adaptação da equipe e promovem ajustes para otimizar desempenho.
Recursos de automação facilitam a execução de tarefas rotineiras, como envio de notificações e coleta de dados, reduzindo erros e otimizando o tempo da equipe.
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Identifique os principais stakeholders afetados pela mudança, avalie contribuições e impactos, otimizando a comunicação e o resultado das mudanças.
Obtenha relatórios em tempo real sobre desempenho e efetividade das mudanças. Identifique pontos de melhoria e valide resultados para conquistar apoio de todos os envolvidos.
Feedback direto de gestores, colaboradores e parceiros por meio de enquetes, comentários e pesquisas embutidas no software indica áreas de melhoria e potenciais desafios na transição.
Você sabia que 72% das transformações falham por falta de apoio da gestão (33%) e resistência interna (39%)? Para evitar isso, invista em um sistema especializado!
Embora não seja um software clássico de gestão de mudanças, o HelpDesk é uma solução de ticketing ideal para gerenciar solicitações e incidentes dos colaboradores. Com excelentes ferramentas de comunicação, possibilita atualização e coleta de feedback da equipe, além de automações com IA para rastreamento de desempenho e tarefas repetitivas.
Funcionalidades:
Teste grátis por 14 dias | Conheça HelpDesk
Freshservice, plataforma online para gerenciamento de serviços e mudanças, com automação de aprovações, notificações e facilitação de reuniões com o comitê de mudanças.
Funcionalidades:
Teste grátis disponível | Planos a partir de US$ 29/mês por agente
Viima, sistema para gestão de mudanças com quadros de ideação, single sign-on e painel intuitivo. Possui recursos de comentários, avaliações e compartilhamentos para aumentar o engajamento.
Funcionalidades:
Teste grátis | Plano básico por US$ 39/mês
Wrike, software em nuvem com visibilidade total e controle das mudanças. Oferece dashboards personalizados e notificações automatizadas conforme o progresso do projeto.
Funcionalidades:
Plano gratuito | Planos a partir de US$ 9,80/mês
Whatflix, plataforma digital para adoção de novas tecnologias com guias interativos, pop-ups e relatórios prontos para onboarding e treinamento remoto.
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Plano básico: US$ 1.000/ano | Teste grátis disponível
Giva, desde 1999, oferece soluções completas em ITIL, HelpDesk e gestão do conhecimento, com KPIs avançados e painel colorido personalizável.
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Plano: US$ 49/mês por usuário
ServiceDesk Plus, software de gestão de mudanças e serviços de TI em 23 idiomas, com mais de 10.000 usuários. Oferece rastreamento de inventário, analytics com IA e sistema de autoatendimento customizável.
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Teste grátis | Plano standard: US$ 1.195/mês
Howspace, facilita mudanças culturais e técnicas com interface drag and drop e roadmap visual para acompanhamento do progresso.
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Teste grátis para equipes pequenas | Plano básico: US$ 13/mês
ChangeGear, indicado para gestores e líderes, destaca-se pelos recursos de IA/ML para decisão, portal de autoatendimento e repositório central de mudanças.
Funcionalidades:
Plano: US$ 46/mês por usuário
ClickUp, gestão completa, incluindo assets, mudanças, definição de metas e rastreamento de progresso. Permite colaboração via Docs, Chat, Whiteboard, etc.
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Plano ilimitado: A partir de US$ 7/mês | Teste grátis
The change Shop, espaço colaborativo com calendário, simulador de mudanças, coleta de feedback cruzado e ferramentas para alinhamento estratégico.
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Plano inicial: US$ 29/mês
ServiceNow, solução completa de ITSM para automação dos serviços de TI, governança e ciclo de vida de mudanças, com recursos de personalização e KPIs detalhados.
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SysAid, plataforma completa de ITSM com integração de gestão de mudanças, incidentes e ativos, além de dashboards e aprovação centralizada.
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Testes gratuitos | Preço personalizado
WalkMe, plataforma para adoção digital com instruções em tempo real sobre novos processos e mudanças, facilitando a rápida adaptação de equipes.
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Teste grátis | Preço sob consulta
ServiceNow Change Management, solução empresarial para gestão de mudanças de TI, integração com módulos ITSM, processos automatizados e histórico de compliance.
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Remedyforce, baseado na plataforma Salesforce, oferece integração fluida entre HelpDesk e gestão de mudanças, aprovação e avaliação de riscos.
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A escolha do software ideal exige atenção aos seguintes pontos:
O software de gestão de mudanças é indispensável para empresas modernas, promovendo informação e colaboração eficiente em transformações organizacionais. Soluções como HelpDesk, ClickUp, Giva, Viima, ChangeGear e The Change Shop são ótimas opções, mas a escolha deve considerar compatibilidade com o sistema de TI, objetivos do negócio e feedback dos usuários.
